ORGANISASJONSPLAN OG TILLITSVALGTES OPPGAVER OG FUNKSJONER
i Klæbu Damekor
Gjennomgått i styremøte 4.desember 2008

1. Organisasjonsplan

1.1. STYRET
Styret er valgt av årsmøtet for å lede korets arbeid i en bestemt periode – gjerne for et år. Koret bør sørge for å gi sitt styre nødvendige rammer og plandokument:

Vedtekter, handlingsplan og budsjett.

1.2. STYRET – DAGLIG DRIFT

Styremøter
Det er leders ansvar å sørge for at styremøter blir avholdt ofte nok til å sikre forsvarlig drift av koret. Tillitsvalgte kan etterspørre styremøter dersom de føler at det er behov for det. Lagets vedtekter vil som oftest si noe om den retten et antall av styremedlemmene har til å kreve styremøte avholdt. Ut fra målsettinger i Norges Korforbund og i distriktsledd, anbefales ei viss formalisering av forberedelse til styremøter:

Retningslinjer for avvikling av styremøte:

1. Innkalling skjer til vanlig skriftlig og med 1 ukes varsel.
2. Med innkallingen følger forslag til saksliste.
3. Nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen.
4. Tid, tidsramme og sted for møtet må framgå av innkallingen.
5. Prosedyre for melding om forfall, varsling av vararepresentant må framgå av innkallingen.
6. Eventuelle forslag til vedtak følger saksdokumentene.

2. TILLITSVALGTES OPPGAVER OG FUNKSJONER

2.1. LEDER
– et overordna ansvar for enhver leder er delegasjon og evaluering, samt nødvendige tiltak som må etterspørres i styret og i koret forøvrig.

Oppgaver:
· nødvendig planlegging på kort og lang sikt
· se til at planer og drift er i samsvar med overordna plandokument – vedtekter, årsmøtevedtak, handlingsplan/årsplan og budsjett

· følge opp vedtak
· intern informasjon/kommunikasjon (eks. KDKnytt )
· besvare skriv og henvendelser i rimelig tid og innen gitte frister
· være korets stemme og ansikt utad
· forberede og lede styremøter og medlemsmøter
· forberede årsmøter
· koordinere styrets arbeid med de ulike saker
· utvikle teamarbeidet i styret og i koret som helhet
· sørge for en grundig evaluering av styrets og korets arbeid
· holde tett dialog med nestlederen

2.2. NESTLEDER
– skal være i beredskap for å overta ledervervet på kort tid. For å kunne makte dette på en tilfredsstillende måte, må nestlederen ha den samme innsikt og informasjon som lederen har, og han/hun må være forberedt på å overta alle lederfunksjoner.

Nestlederen kan med fordel få ansvar for ulike prosjekt og/eller komitéledelse.

Oppgaver:
· føre fraværslister, søke om VO-midler
· ha hovedansvar for at mulige søknader om støtte og tilskudd blir søkt på i god tid før satte frister. Dette skal skje i samarbeid med kasserer og evt. leder/dirigent.
o Søk Klæbu sparebank
o Søk Klæbu Gammeldansforening
· ha ansvaret for lyd og lys, inkl. teknisk personell, til alle arrangement, i samarbeid med dirigent
· føre medlemslister
· melde medlemmene inn og ut av NMF (egne skjema)
· etter årsmøtet melde inn til kulturkontoret om nytt styre
· hjemmesideansvarlig; sørge for jevnlige oppdateringar

2.3. SEKRETÆR
– har ansvar for korets dokumentarkiv utenom notemateriell.
Oppgaver:
· føre protokoller og referat fra styremøter/kormøter til styrets medlemmer
· nødvendige utskrifter av protokoller
· skrive årsmeldinger
· innkalling til årsmøtet
· utforme program/innbydelser til konserter, arrangement osv., i samarbeid med de andre styremedlemmene og dirigent.
· arkiv og arkivering
· ha oversikt over og minne om aktuelle frister
· sette opp turnus på kaffe- og vinlista

2.4. KASSERER
– har ansvar for korets regnskaps- og økonomibehandling.
Oppgaver:
· kreve innbetaling av kontingenter og
· innkreving av andre inntekter,
· utbetaling av regninger og lønn
· føring av korets regnskap
· saksbehandle forslag til budsjett
· informere om den økonomiske utviklinga i forhold til budsjett i løpet av året

2.5. Varamedlem
1. vara
1.vara deltar på alle styremøter.
Rykker da inn som nestleder, dersom nestleder overtar lederens funksjoner i lederens fravær.

ANDRE TILLITSVERV
Materialforvalter/noteansvarlig
– med ansvar for
• korets eiendeler
• oppdatering av notearkiv
• bestilling av nye noter,
• utlevering til sangere
• sørge for en ekstra mappe oppdatert med aktuelt notemateriell, klar for utlevering.
• innkreving og arkivering fra sangere som slutter i koret

Musikkkomiteleder
– se eget notat

Arbeidskomiteleder
– se eget notat

Studie/opplæringsansvarlig
– Koret har for tiden ingen slik.
——–